2 junio 2022
Auditoría: Ayuda práctica para la apertura de tu reunión basada en la ISO 19011

Al realizar reuniones de apertura en las auditorías internas en una organización el método usado para estas depende del tamaño de las mismas, por ejemplo en auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de apertura puede consistir en comunicar que se está realizando una auditoría y en explicar la naturaleza de ésta.

Para otras situaciones relacionadas con la auditoría, la reunión debería ser formal y se deberían llevar registros de asistencia. La reunión debería estar presidida por el líder del equipo auditor.

 

Los siguientes aspectos se deberían considerar en una reunión de apertura, según el caso:

 

  • Presentación de los participantes, incluido un perfil de sus funciones.

  • Objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

  • Cronograma de la auditoría y otras medidas pertinentes con el auditado, tales como la fecha y la hora de la reunión de cierre, cualquier reunión interina entre el equipo auditor y la gerencia del auditado, y cualquier cambio de última hora.

  • Los métodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditoría, incluido notificar al auditado que la evidencia de auditoría será solamente una muestra de la información disponible y que por lo tanto es un elemento de incertidumbre en la auditoría.

  • Enlaces de comunicación formales entre el equipo auditor y el auditado.

  • Idioma que se va a usar durante la auditoría.

  • Confirmación de que durante la auditoría se mantendrá informado al auditado del progreso de la auditoría.

  • Confirmación de que hay disponibilidad de los recursos e infraestructura necesarios para el equipo auditor.

  • Aspectos relacionados con la confidencialidad.

  • Procedimientos pertinentes de seguridad en el trabajo, de emergencia y de seguridad para el equipo auditor.

  • Disponibilidad, funciones e identidad de los guías.

  • Método de presentación de reportes, incluida cualquier clasificación de no conformidades.

  • Información acerca de las condiciones en las cuales se puede terminar una auditoría.

  • Información acerca de cualquier sistema de apelación en cuanto a la realización o resultados de la auditoría.

 

 

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En esta instancia la comunicación durante la auditoría debe ser continua, permanente y fluida. También Clara y precisa la cual por medio de un adecuado manejo de auditoría realiza un feedback con el auditado para validar su nivel de entendimiento.

 

Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente el estado de la auditoría y cualquier inquietud al auditado y al cliente de la auditoría, según el caso. La evidencia recogida en la auditoría, que sugiera un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: de seguridad, ambiental o de calidad), debería reportarse sin demora al auditado, y según el caso, al cliente de la auditoría.

 

Cuando la evidencia de auditoría disponible indique que los objetivos de la auditoría no se pueden alcanzar, el líder del equipo auditor debería reportar las razones al cliente de la auditoría y al auditado, para determinar la acción apropiada. Esta acción puede incluir la confirmación del plan de auditoría, la terminación de la auditoría o un cambio en los objetivos de la auditoría y/o alcance de la auditoría.

Cualquier necesidad de cambio en el alcance de la auditoría que pueda llevar a ser evidente a medida que progresan las actividades de auditoría en el sitio, debería ser revisado y aprobado por el cliente de la auditoría, y según el caso, por el auditado.

 

Cualquier inquietud acerca de un aspecto externo al alcance de la auditoría se debería observar y reportar al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente de la auditoría y al auditado

 

 

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