¿Realizas auditorías internas en tu organización? Vas a hacer una auditoría interna y no sabes si realizarla de forma remota o presencial, ahora aquí te explico cómo realizar auditorías internas eficaces y no morir en el intento.

¿Qué es la auditoría?

De acuerdo a la ISO 45001:2018, una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de la misma. La auditoría puede ser interna (de primera parte) o externa (de segunda o tercera parte) y puede ser combinada (combinando dos o más disciplinas). En esta oportunidad nos enfocaremos en las auditorías internas.

¿Qué técnicas y métodos de auditoría existen?

Actualmente con la pandemia esto ha evolucionado bastante, para que las herramientas digitales para las auditorías remotas entren a tomar protagonismo en el mercado. Sin embargo, debemos considerar también las auditorías en el sitio o presenciales que de hecho aún son necesarias sobretodo en la ISO 45001:2018 donde la auditoría en campo es totalmente necesaria. 

Auditorías presenciales o en el sitio

Son las auditorías que han existido desde el inicio o también llamadas las más tradicionales. Comúnmente, se realizan mediante visita presenciales en donde los auditores realizan auditorías días completos. Un punto muy importante a considerar es que el número de días depende de muchos factores, entre los más importantes tenemos: el tamaño de la organización, la complejidad, los riesgos de la misma, entre otras actividades, las actividades que comúnmente se realizan al aplicar auditorías presenciales son:

• Entrevistas en vivo y directo.
• Completar listas de verificación.
• Participación activa del auditado.
• Revisar documentos con presencia del auditado.
• Realizar muestreos en tiempo real.

Auditorías remotas

Dentro de este punto, debemos considerar el uso de las tecnologías. La cual se puede realizar a través de reuniones vía teleconferencias. Debemos considerar que estas auditorías aún son poco comunes, pero debido a la pandemia han logrado un importante protagonismo, sobre todo ha obligado a los auditores de todas las generaciones a aprender a usar las nuevas tecnologías de forma adecuada y a optimizar el uso de los mismos. Este método de auditoría se caracteriza por:

• Se realiza a través de comunicación interactiva con el auditado a través del uso de tecnologías.
• Programación de horarios establecidos mediante salas virtuales.
• Observar el trabajo realizado de forma remota, con presentación de documentos virtuales a través de la plataforma.
• Completar listas de verificación y cuestionarios de forma virtual.
• Revisar documentos con participación de los empleados encargados de los procesos.

¿Qué método debemos elegir?

Para elegir el mejor método es importante señalar que cualquiera fuese el caso, debemos enfocarnos en que la auditoría interna debe de lograr cumplir con su función que es la de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Otro punto importante es considerar el tipo de empresa a la que realizaremos la auditoría y el objetivo del mismo, de acuerdo a estos aspectos podremos elegir cual se acomoda mejor a las necesidades. 

Obviamente no podemos descartar el uso de auditorías combinadas (Remoto y presencial) esto puede depender de nuestro enfoque y la optimización del tiempo. Sea cual fuese el caso, en conclusión al elegir el método de auditoría debemos de considerar el objetivo de la auditoría, así como el sistema de gestión que auditaremos, por ejemplo en el caso de seguridad y salud en el trabajo la auditoría presencial es totalmente necesaria, ya que nos permite tener claridad e información objetiva al momento de verificar el cumplimiento de los controles operacionales. Por otro lado, también el uso de tecnologías y la facilidad en que los trabajadores lo utilizan es fundamental. Antes de elegir el método debemos asegurarnos que los trabajadores estén familiarizados con el mismo, así realizaremos auditorias más eficaces.

Fuente: ISO.ORG