27 julio 2021
Conoce el tiempo de implementación para tu Sistema de Gestión

Implementar un sistema de gestión en una organización requiere un tiempo mínimo para contar con evidencias de su conveniencia, adecuación y eficacia.  Conoce a profundidad el tiempo que necesitarás y los diferentes problemas que permite solucionar la implementación de un Sistema de Gestión. 

 

¿Cuánto es el tiempo mínimo? ¿Puedo hacerlo en un mes?

 

Esta es una de las preguntas habituales que realizan los clientes al inicio cuando desean implementar un sistema de gestión en su empresa, pero quienes más la realizan son algunos clientes que desean certificarse de forma urgente, express porque se lo está exigiendo en algún proceso licitatorio o convocatoria, y contar con un diploma de certificación de su sistema de gestión (ISO 9001 para Calidad, ISO 14001 para medio ambiente o ISO 45001 para Seguridad y Salud en el trabajo) le permite obtener puntaje, en algunos casos si no cuenta con estos diplomas no puede registrarse como proveedor y ofrecer servicios.

Implementar un sistema de gestión permite solucionar diferentes problemas en una empresa, por ejemplo: 

 

  1. Problema: El conocimiento esta en las personas, cada quien conoce que debe realizar en la empresa pero cuando existe rotación o contratación de personal, se genera ineficiencia al formar esa nueva persona o en la mayoría de los casos se pierde la información. Solución: Gestión del conocimiento, determinar los procesos y documentar los procedimientos, además que el personal cuente con descripciones de cargo o manual de funciones con responsabilidades y autoridades claras, comunicadas y entendidas.

 

 

  1. Problema: Se presentan cambios en los requisitos legales, en el mercado, nuevos competidores, nuevas tecnologías que generan riesgos como también oportunidades para la empresa, pero la compañía sigue trabajando normal solo reacciona si existe alguna sanción o si ya se pierde un cliente por esas cuestiones. Solución: Implementar una metodología que permita conocer las cuestiones que afectan a la organización tanto afuera como adentro para identificar riesgos y oportunidades, analizarlos y evaluarlos definiendo controles y planes de acción con responsables, procesos que intervengan y fechas concretas para realizar seguimiento. 

Implementar estas soluciones requiere más de un mes de trabajo, ¿más de un mes? sí. Se que existen algunos consultores que ofrecen sistemas de gestión en un mes, amantes de los comandos corta y pega de word, cambian documentación y maquillan todo en la empresa, pero ya no contarías con soluciones, estarías aumentando los problemas de tu empresa.

Las soluciones mágicas no funcionan. Analiza el siguiente caso. Una persona con problemas de sobrepeso, desea una dieta que funcione, y rápido. Esto lo escuchamos muchas veces.  El sueño es una solución rápida y milagrosa para los problemas que se desarrollaron por muchos meses o años. Al presentarse en un gimnasio, donde suelen estar imágenes de personas delgadas y entrenadores en forma, preguntando, ¿puedo perder todos estos kilos y estar así como luce usted en un mes?  Así le mienta el entrenador o la persona que recibe a esta persona desesperada, en un mes no estará igual que los modelos de las imágenes. Sin duda es una buena opción iniciar el proceso pero toma más tiempo.

Existen unas etapas adecuadas para implementar un sistema de gestión y llegar a la certificación. Estas son las tres primeras etapas:

 

 

  1. Diagnostico / Diseño: Corresponde a una evaluación inicial del estado de la empresa con respecto a los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001. Se realiza y luego se establece, se elabora un plan de trabajo para determinar las actividades a documentar de los procesos.
  2. Documentación: Corresponde a la documentación de todas las soluciones para cumplir con los requisitos establecidos en las normas y documentar los procedimientos para gestionar el conocimiento y que todos tengan claro que hacer, cuándo, cómo, porque y para qué. Aquí se definen una serie de formatos, que deberán ser obtenidos en la siguiente etapa.
  3. Implementación: Cumplir con lo que se escribió en la etapa anterior. En los procedimientos se establecieron unos formatos que en esta etapa se transforman en registros, por ejemplo, se estableció en el procedimiento de producción un formato para orden de trabajo interno y este se debe realizar para cada trabajo, en esta etapa se diligencian estos formatos tal como se describe en el procedimiento diariamente. 

 

 

Las siguientes dos etapas:

 

  1. Verificación: Aquí se evalúa si la implementación del Sistema de Gestión ha sido eficaz y cumple los propósitos para el cual fue diseñado. Esto se realiza a través de la auditoría interna.
  2.  Revisión por la Dirección / mejora: Se toman las acciones para mejorar de acuerdo a los hallazgos presentados durante la etapa anterior y se realiza una revisión al sistema de gestión por la dirección de acuerdo a lo requerido en las normas ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001

 

Desarrollando estas etapas, puedes agendar tu auditoría de certificación

 

Ya conozco las etapas, pero ¿cuánto es el tiempo mínimo? Para estimar un tiempo de implementación se deben considerar diferentes cuestiones internas como la cultura de la empresa, que buenas prácticas se están desarrollando en cada uno de los procesos, si los conocen hacia dónde va la empresa, qué quiere la dirección además de generar ingresos y lo más importante, el por qué se hace lo que se hace. Los trabajadores así cuentan con un motivo para ir cada día a su puesto de trabajo y dar lo mejor de sí mismos. Esto facilitaría o agilizaría la implementación de un sistema de gestión.

Considerando una empresa pequeña, con un compromiso visible de la dirección y participación del personal, asignando los recursos, se pueden estimar los siguientes tiempos:

 

  1. Diagnostico / Diseño: 0.5 mes
  2. Documentación: 3 meses.
  3. Implementación: 3 meses.
  4. Verificación: 0.5 mes
  5. Revisión por la Dirección / mejora: 1 mes

TOTAL: 08 meses.

Estos ocho meses para contar con un sistema de gestión, pueden ser un poco menos, pueden ser un poco más, considerando cuatro aspectos: competencia del personal, tamaño de la empresa y complejidad de los procesos, sumados a la disciplina de la empresa. Solo recuerda no existen fórmulas o soluciones mágicas.

Implementar un sistema de gestión requiere constancia, igual que con el régimen del ejercicio. Puedes fallar de repente, puedes comer un dulce o hacer trampa un día o saltarte uno o dos días de gimnasio… esta bien, pero si eres consistente, te dedicas a ello constantemente comenzarás a ponerte en forma. Lo mismo sucede al implementar tu sistema de gestión, cada día obtienes tus evidencias, sigues lo estipulado en tus procedimientos, seguro que mejorarás tu empresa. No se trata de un evento, no se trata de la intensidad del mismo, se trata de la CONSISTENCIA.  

 

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