30 septiembre 2021
Descubre la estrategia de la auditoría

Seguramente llevamos mucho tiempo ejecutando auditoría, algunos quizá inicialmente lo tomaron como un “mientras encuentro algo mejor”, otros porque realmente nos apasiona. Al final puede que esto importe o no, el tema que les traigo hoy, no se trata de vocación. Traigo a colación el tema porque todos independiente del modo como llegamos, fuimos formados en diferentes aspectos y conceptos para ser auditores, entre estos la norma ISO 19011. Esta norma entrega a quienes serán y a quienes ya somos las técnicas de auditoría. Gracias a ella aprendemos de manera más técnica el ejercicio y las organizaciones logran estructurar sus procesos de auditoría interna.

Sin embargo y pese a sus bondades hay cosas que la teoría no cuenta (eso sucede en todos los ámbitos), por esta razón, un adagio popular dice “la práctica hace al maestro”. ¿Qué le sucede a todos los que en algún tema somos novatos y empezamos solo con lo que dice la guía?, Pues por ahí hemos estado todos y no es cuestión de edad. Pero volviendo al tema el punto es que entre más auditorías realizas más aprendes y más cosas sabes que no debes volver a hacer.

 

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Es ahí en ese momento donde las horas de auditoría se convierten en kilómetros recorridos, o en horas de vuelo para el piloto. De esa manera cuando después de haber pasado por un buen tiempo conociendo organizaciones, entendiendo sus sistemas de gestión te haces más hábil, y aprendemos que es necesario establecer una estrategia de auditoría.

¿Te has preguntado qué sucede antes que el auditor se aparezca muy tieso y muy majo por tu organización a iniciar la auditoría? Realmente la auditoría empezó hace ya unos días y como auditado no te diste cuenta.

El auditor previamente a solicitado la información y documentación para “preparar” la auditoría. Esto es cierto, pero está preparando su estrategia, no se preocupen ni confundan, no es una “estrategia de ataque”, es más de ejecución de la actividad Auditar. Y es que a pesar de los años que se lleve haciendo el ejercicio y que conozcas muchas compañías del mismo sector no hay igual. Hay aspectos muy similares e incluso conceptos técnicos que no cambian entre una compañía y otra, pero la manera como cada organización ha diseñado su sistema de gestión es diferente. Seguramente hay tantos sistemas de gestión diferentes como personas auténticas. Por lo tanto, el auditor no puede tomarse con ligereza.

En razón de todo lo anterior les comparto los elementos que son sensibles de tener en cuenta al momento de crear tu estrategia de auditoría, teniendo en cuenta que le llamo “estrategia” a la manera como se piensan llevar a cabo, desde que procesos abordar primero, que tamaño de muestra se va a tomar y que tipo de muestra seria.

Miremos los elementos:

  • Objetivo y criterio de auditoría: Por su puesto que tenían que estar en la lista, es de gran importancia conocerlos, y aunque son elementales en la estrategia solo nos marcan la pauta inicial.

 

  • Tipo de compañía, compañía y alcance: Conocer más allá de los documentos que te entregan, explorar su página web, sus redes sociales, buscar un poco más para conocer. Esto no se trata de buscar errores, se trate de conocer, qué harías si tuvieras una entrevista de trabajo en esa organización, ¿no investigarías?

 

  • Partes interesadas: Quienes son sus partes interesadas más representativas, agremiaciones, tipos de clientes. Del alcance, objetivos y criterios de auditoría depende que partes interesadas serán de mayor relevancia en tu auditoría.

 

  • Esquema de procesos: Cómo tiene establecido sus procesos, cómo están definidos para responder a los requisitos de primer nivel de la norma. ¿Cómo relaciona sus procesos con este primer nivel? ¿Cuál es la interacción de los procesos con su estructura organizacional?

 

  • Estructura organizacional y gobierno: Conocer como están definidos los roles, liderazgo, gobierno, cultura organizacional.

 

Puede ser que esto lo logres ver en profundidad o por el contrario de manera muy somera en una verificación documental, comunícate con el representante, pídele datos de cantidades de las partes interesadas a auditar. Establece claramente una métrica de muestreo, pide con anticipación un listado de estos elementos sensibles a la muestra, defínela previamente. Sobre todo en los tiempos de virtualidad es importante conocer si los registros están físicos o digitales.

Con toda esta información plantea una manera que lleves la auditoría desde lo más general a lo más específico, yo lo llamo “método cebolla” por sus capas y capas. Lo puedes hacer al contrario, pero me gusta más primero conocer lo más general, así sé a donde ir, que preguntar y que validar.

Los aspectos operativos los dejo para la mitad o después de la mitad de la auditoría, eso me permite entender en las primeras horas o días un poco más de los elementos mencionados anteriormente.

Pregunto e indago a los auditados sobre sus responsabilidades y autoridad con el sistema objeto de evaluación en ese momento, al igual que les pregunto por los riesgos de sus procesos (previamente ya los conozco) pero solo quiero validar que este no sea un sistema solo de documentos.

Es así entre otra tantas cosas como se crea la estrategia de la auditoría, no se limita a una planificación sino al como abordar a la organización de la manera más eficaz posible para agregar valor a la organización y validar de manera completa y profesional su sistema de gestión. Recordemos que el auditor evalúa la CONFORMIDAD de un sistema de gestión por lo tanto la no conformidad es una desviación a esto. El auditor profesional e integro evalúa, el resultado no lo sabe. No esta “pescando” los errores, de esto no se trata esta profesión.

 

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