25 agosto 2021
Descubre la estructura del Sistema de Gestión

Desde hace ya un tiempo he venido observando un nivel de desconocimiento en las organizaciones y quienes hacen parte de ella sobre la estructura del sistema de gestión y el impacto de las decisiones estratégicas en lo operativo de la organización. Incluso el día de hoy un cliente me hablo sobre cómo observaba que el concepto de misión había perdido valor dentro de las organizaciones y ya no se tomaba en cuenta.

Esto me ha hecho reflexionar en el tema y como lo venia sintiendo desde hace tiempo considero que el concepto no ha perdido valor, quienes le hemos quitado ese valor somos nosotros los administradores, los responsables de alinear la estrategia con la operación. Por eso he de explicar en este artículo de la manera más práctica posible cómo esto se estructura en su organización.

 

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Primero que todo es importante definir que Ud. cuenta con 3 grupos de elementos dentro de su sistema de gestión los cuales son: Estratégico, De transición y Operativo.

En el estratégico se encuentran elementos como: La misión, la visión y la política. A este grupo yo lo llamo “romántico” porque ahí se condensa la filosofía de la organización, el que soy y para dónde voy.  Hay organizaciones que a estos elementos le han dado otros nombres y los han redactado en términos de cliente y sus experiencias para lograr conectar más fácil. Pero su concepto es el mismo. 

En el siguiente grupo están los de transición, es como el ombligo del sistema de gestión, pues conectan la estrategia con la operación y aquí es donde muchas empresas han perdido ese link. Estos elementos son los objetivos, las metas y los procesos. Son menos estratégicos, pero ahí aun no hemos operacionalizado ninguna actividad.

Finalmente están los operativos: Los programas, instructivos, procedimientos, documentos, formatos y demás. Aquí es donde sucede la magia, en este grupo es donde se ejecutan las actividades y tareas mapeadas en los procesos.

 

Pero entonces ¿cómo se unen estos grupos? 

 

Cuando Ud. dimensiona una misión y visión el ideal es que este se vea reflejado en sus políticas. Pero como esto es muy “romántico” se aterrizan a través de lo que llamamos los Objetivos Estratégicos, esos objetivos deben tener la bondad de medir el cumplimiento de este primer grupo, en mayor medida la política. Con ello Ud. pasó de las “cartas de amor” a tener una “cita”. 

Ahora bien, esos objetivos deben ser medibles por tanto les asigna una meta, y con base a su estructura de procesos se definen actividades y tareas (que se encuentran en el grupo 3. Los operativos) que aportan al cumplimiento del objetivo estratégico y que sumados entre sí me llevan a dicho logro.

Cuando definimos tal estructura del sistema de gestión, si la vemos desde lo mas estratégico a lo mas operativo vemos lo que debo hacer para el logro de los objetivos. Si lo vemos desde lo más operacional a lo mas estratégico vemos lo que he hecho y estoy haciendo para lograrlo.

En esto no hay pócimas mágicas, no hay medidas buenas o malas, cada organización deberá entender y comprender cómo desde el día a día aporto e impacto al cumplimiento de los objetivos. Si hay alguna actividad que no sume a este logro, es sensible de eliminarla. Generalmente desde nuestra óptica como administradores o gestores no lo vemos porque estamos involucrados, pero si hiciéramos análisis fácilmente llegaríamos a identificar de lo que hago hoy que no aporta.

Si aplicas esta técnica no tendrás un éxito asegurado, pero si te puedo asegurar que por lo menos lo que haces hoy te aportará a lo que quieres lograr. Tómate el tiempo y conecta con tu misión, con el por qué y para qué esta compañía ha sido creada.

 

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