4 agosto 2021
Importancia del rediseño de procesos en la implementación de tu estrategia

SE VE COMO ALGO OBSOLETO Y MANDADO A RECOGER PERO SE LE PUEDE SACAR PROVECHO PARA LA UNIFICACIÓN Y ENTREGA DE LA ESTRATEGIA

En la actualidad he recibido varias solicitudes de clientes los cuales quieren aligerar sus procesos, y sobre todo hacer más sencillo el trabajo del personal que ejecuta las tareas. Esto no con el ánimo de tener que hacer menos, sino todo lo contrario, poder hacer más con los mismos recursos, y es que estas épocas de “crisis” en donde hemos tenido que adaptarnos a nuevos modelos de vida, las organizaciones han sido conscientes que el futuro es ahora y que cada vez el mundo se nos hace más pequeño y más dinámico, dadas las nuevas facilidades de cruzar fronteras a través de un click. Por lo tanto, quienes son inquietos y quieren estar a la vanguardia, ir adelante no por moda sino porque realmente han hecho conciencia de la necesidad básica y fundamental de generar y agregar valor a sus organizaciones.

En ese sentido, nos encontramos con la posibilidad de realizar un rediseño a los procesos. Muchos asocian este concepto a la Re ingeniería y a una estrategia ya obsoleta y que lleva consigo despidos de personal. Sin embargo, la realidad del rediseño es otra. Esta concepción no es cierta, puesto que las organizaciones al final son las que deciden qué hacer, cómo hacerlo y en qué momento. 

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El rediseño es la actividad en la cual podemos redefinir la forma de hacer las cosas y no tiene nada que ver con despidos masivos e injustificados, de hecho es un gran mito, pues la re organización de actividades o mejoras dentro de un proceso no tienen nada que ver con despedir gente. Inclusive en grande proyectos de desarrollo tecnológico como ERP y similares por el contrario la planta de personal se incrementa, sin embargo también puede continuar estable. Hoy día tenemos muchas facilidades que nos llevan a generar actividades más livianas gracias al avance en TICs del último año.

Un rediseño permite eliminar duplicidad de información, actividades repetitivas, actividades que no agregan valor y tampoco son necesarias, o encontrar una manera más directa y clara de lograr los objetivos. Una forma de hacerlo es que las actualizaciones de las normas ISO, por Ej; la ISO 9001:2015 disminuyó una cantidad de requisitos documentales con respecto a su versión anterior, lo que me lleva a tener menos documentos, los cuales de seguro no eran tan vitales. Así mismo, llegó la estructura de alto nivel que aplica para las actualizaciones de las normas ISO del año 2015 en adelante, lo que permite integrar sistemas de gestión con menor cantidad de documentos gracias a la unificación de los mismos.

Por lo tanto comparto lo que considero elementos esenciales al momento de aplicar el rediseño de procesos:

  1. Tener claro lo que se va a rediseñar. 
  2. Tener claro el objetivo fundamental del rediseño y el por qué hemos tomado tal decisión.
  3. Hacer un diagnóstico previo de la situación actual mediante una herramienta de solución de problemas.
  4. Ser claros y directos con los involucrados, líderes y demás actores de los procesos acerca de los puntos 1 y 2.
  5. Rodéate de quién entienda lo que quieres lograr y déjate guiar.

Hoy en día más que nunca las organizaciones requieren analizarse, entenderse y mejorarse, el rediseño de procesos como herramienta de mejora continua puede fortalecer a la organización y permitirle sacar un poco de peso y mugre que tiene debajo del tapete. Los resultados estarán más orientados hacia la eficiencia y productividad que hacia grandes reducciones de costos y demás.

 

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