21 junio 2021
Habilidades efectivas del oficial de cumplimiento en los Sistemas de Gestión

Durante los cursos que he dictado, o incluso en algunas auditorías de ISO 37001 en las que he participado, existen varias dudas recurrentes con respecto al oficial de cumplimiento: “¿qué profesión y competencias debe tener?, ¿qué posición debe ocupar dentro de mi empresa?, ¿debe dedicarse a tiempo completo y/o tener un área específica?”.

Sobre el particular, es importante adelantarles que no hay respuesta única para estas preguntas. Todo dependerá del tamaño, presupuesto, aversión al riesgo, entre otros factores, que serán importantes que ustedes analicen para una adecuada implementación de su Sistema de Gestión Antisoborno (SGAS) dentro de su organización.

Sin embargo, podemos mencionar algunos temas mínimos que resultarán muy importantes con respecto al oficial de cumplimiento para tener un menor o mayor éxito en la implementación de un Sistema de Gestión Antisoborno.

 

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Competencias del oficial de cumplimiento

 

En cuanto a la profesión y competencias del oficial de cumplimiento, no existe un perfil con competencias único, pero he podido ver en el devenir de mis auditorías que las profesiones más ad-hoc son las de abogado o contador (o alguna otra profesión referida a temas financieros), sin excluir a otras profesiones que también podrían ejercer una supervisión eficiente y eficaz sobre la implementación del Sistema de Gestión Antisoborno. Esto lo afirmo porque la ISO 37001 está muy ligada a temas legales (delito de cohecho) y también a los controles financieros que se puedan establecer, estando ambas profesiones muy ligadas a ello.

Es válido indicar que así el oficial de cumplimiento cumpla con las profesiones anteriormente mencionadas, u otra profesión, sí considero sumamente importante que el oficial de cumplimiento tenga conocimientos en materia de sistemas de gestión. Es decir, debe tener claridad sobre los conceptos de matrices de riesgo, flujogramas de procesos, manejo de no conformidades, entre otros.

En todo caso, los mejores resultados que he podido comprobar en diversos SGAS es cuando el oficial de cumplimiento (sea de la profesión que fuere) complementa sus acciones con personal de las áreas de sistemas de gestión integrados, financiera, contable, legal, recursos humanos, entre otras áreas afines.

 

¿Qué posición debe ocupar el oficial de cumplimiento?

 

Debe tener la posición y autoridad suficiente para ejercer sus funciones. Aquí se pueden mencionar algunos temas importantes: se entendería que el oficial de cumplimiento no debería tener dentro del organigrama un jefe al cual le deba rendir cuentas o sobre el cual dependa de manera jerárquica, porque sino se vería vulnerada su autoridad. Además, se debería ver claramente del organigrama de la organización que el oficial de cumplimiento tenga un reporte directo al órgano de gobierno y/o a la alta dirección.

 

¿Tiempo parcial o tiempo completo?

 

En cuanto a si el oficial de cumplimiento se debería dedicar a tiempo parcial o a tiempo completo a sus funciones, esto dependerá mucho del tamaño y complejidad de las actividades de la organización. Si estamos hablando de una organización que cuente con más de 1000 trabajadores o con mucha interacción con funcionarios públicos, se recomendaría que se tenga un área, oficina y/o persona que se puedan dedicar exclusivamente a la función de cumplimiento, para que se pueda supervisar de una mejor manera el diseño e implementación del SGAS.

 

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En conclusión, como ya hemos adelantado, podemos tener muchas alternativas con respecto al oficial de cumplimiento dentro de una organización. Siempre debemos tener en cuenta qué es lo que vamos a requerir de este profesional y qué tanta autoridad y responsabilidades  le vamos a otorgar para poder sacarle el mayor provecho al SGAS en beneficio de nuestra organización.

A modo de reflexión, les dejó un extracto del cuento “Alicia en el país de las maravillas” que me parece puede resumir de manera magistral todo lo que he tratado de transmitir en el presente texto.

“¡Vaya! parece que le va gustando” –pensó Alicia, y continuó: – “¿Me podrías indicar, por favor, hacia dónde tengo que ir desde aquí?” – Eso depende de adónde quieras llegar –contestó el Gato.

 

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