El proceso de desarrollo de un sistema de gestión de compliance puede ser retador en función de múltiples factores que interactúan en el devenir de asignación de tareas, actividades, controles y responsabilidades. 

Fuera de las múltiples cuestiones que se abordan en las normas ISO 19600 e ISO 37001, creo que es importante lograr determinar los indicadores del sistema de gestión de compliance y antisoborno respectivamente. No pretendo mediante este artículo, mencionar los indicadores necesarios para los sistemas de gestión de manera universal, pero sí quizá compartir algunas ideas y buenas prácticas observadas en los diversos procesos de implementación y auditoría que me ha tocado ejecutar. 

En muchos documentos relacionados a la práctica del compliance se insiste repetidas veces en la importancia de monitorizar los resultados del programa. A partir de ello, se desliza la pregunta ¿Qué debo monitorizar? Para la determinación de indicadores la ISO 19600 expone algunas propuestas, distinguiendo entre ellas 4 categorías:

 

1. Seguimiento del Sistema de Gestión 

• Eficacia de la formación. 
• Eficacia de los controles.
• Asignación eficaz de responsabilidades para cumplir con las obligaciones de compliance. 
• Actualización de las obligaciones de compliance. 
• Eficacia en la gestión de fallos de compliance previamente identificados. 
• Casos en los que no se llevan a cabo según lo previsto inspecciones internas de compliance.

 

2. Seguimiento del desempeño del Compliance 

• Incumplimientos y conatos (incidentes sin efectos adversos). 
• Casos en los que no se cumplen las obligaciones del compliance. 
• Casos en los que no se alcanzan los objetivos.
• Estado de la cultura de compliance. 

 

3. Fuentes de opinión sobre el desempeño de Compliance

• Cuestiones de compliance.
• Incumplimientos y preocupaciones relativas a compliance.
• Cuestiones de compliance emergentes.
• Cambios continuos regulatorios y organizativos.
• Comentarios sobre la eficacia y el desempeño. 

 

4. Indicadores de actividad incluyen

• Porcentaje de empleados a los que se haya impartido formación de forma eficaz.
• Frecuencia de los contactos con los reguladores.
• Utilización de mecanismos para obtener opiniones (incluyendo comentarios sobre el valor de dichos mecanismos por parte de sus usuarios).
• ¿Qué tipo de acción correctiva se tomó para cada incumplimiento?

 

Como estarás pensando, la sola relación de posibles indicadores no nos resuelve el problema de fondo, ¿Qué debo medir?, en ese extremo tomaremos algunos de estos indicadores propuestos para describir el escenario en el que se podrían aplicar o cómo plantearlos. 

 

 

Eficacia de la formación: indicador predictivo

Comúnmente se expresa como el número de cursos ejecutados sobre el número de cursos planificados en un periodo de tiempo determinado. Esta forma es básica, si en verdad buscamos sacarle provecho al indicador podemos enfocar el efecto en número de personas o de horas hombre capacitadas sobre las programadas o mejor aún el medir el resultado en mejora del conocimiento del personal sobre los elementos del modelo de prevención.

 

Eficacia de los controles: indicador predictivo

Por ejemplo, a través de los resultados de análisis sobre una muestra, o también llamado “testing” de controles. Aquí conviene tener claro el universo de controles que comprende nuestro modelo de compliance y luego definir parámetros de prueba donde podremos obtener calificativo del control desde sin datos, planeado, ejecutado, mantenido, automatizado; o cualquier otra categoría que convenga para determinar que nivel de eficacia nos otorga cada control y obtener una valoración de los mismos.

 

Asignación eficaz de responsabilidades para cumplir con las obligaciones del Compliance: indicador reactivo 

La delegación de funciones no exime de responsabilidad al delegante; un indicador importante puede estar relacionado al seguimiento de las responsabilidades delegadas a los diferentes miembros de la organización y validar su cumplimiento.

 

Estado de la cultura del Compliance 

Es sin duda un indicador muy potente, medir la cultura del personal en cuanto al compliance o a cualquier materia puede ser una labor que tome tiempo, es necesario tener preparados múltiples checkpoints para tener una medición certera, considerar temas como encuestas al personal, resultados de comunicación, círculos de discusión con estudios de casos y resultados de la participación del personal en eventos sobre ética y compliance pueden ser importantes fuentes de información.

 

Incumplimientos y preocupaciones relativas a Compliance: indicador reactivo

Tener un seguimiento de la respuesta a las inquietudes y las denuncias planteadas es importante a efectos de motivar a las personas a ser consientes de la importancia del canal de reporte. Una respuesta a destiempo tampoco debe ser aceptada en el sistema de gestión. Así muchas empresas consideran en sus indicadores uno relacionado al número de comunicaciones recibidas / comunicaciones atendidas en el plazo.

 

 

Frecuencia de los contactos con poder público

Este indicador es interesante, puesto que ciertos sectores tienen periodos en el año de mayor interacción con funcionarios y servidores públicos para la postulación a concursos y licitaciones, establecer el reporte de estas interacciones y de la revisión del histórico de reuniones se puede advertir el grado de transparencia en estas operaciones.

 

Como vemos algunos de estos indicadores pueden ser cuantitativos y otros de orden cualitativo, en cualquier caso, es importante que tales nos permitan obtener un análisis del sistema de gestión antisoborno, a fin de determinar su pertinencia, eficacia y mejora. Recordar el viejo adagio “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar” es fundamental en este proceso de optimización continua de nuestros sistemas de gestión.