28 junio 2021
Liderazgo y compromiso de la dirección para un Sistema de Gestión Integral

Implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de calidad, seguridad y ambiental en algunos casos, puede generar grandes problemas para una empresa al contar con una cultura de trabajo enfocada a preparar todos los registros que requieren los procedimientos pocos días antes de la auditoría. El único objetivo que tiene el personal, incluyendo al Coordinador del sistema, es evitar una no conformidad. Existe una alegría infinita cuando se realiza la reunión de cierre y en la empresa conociendo el estado real, se obtiene la certificación o se mantiene si es una visita de seguimiento.

Estos sistemas son los clásicos “sistemas de papel”, se trabaja para el auditor y la organización no recibe beneficios por contar con una herramienta que le permita ser más eficiente, la única ventaja a la que le apunta la dirección es poder participar en procesos o convocatorias donde el cliente para evaluar al proveedor, solicitra los certificados o ser atractivos en las presentaciones o en el portafolio al colocar el logo en grande del organismo de certificación, acompañado de la leyenda “Estamos certificados en ISO”.

 

¿Qué se requiere para contar con un sistema de gestión integral (Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo, medio ambiente) que sea adecuado, conveniente y eficaz?

 

Para que un sistema de gestión sea una herramienta para la toma de decisiones, que permita mejorar los procesos, solucionar los diferentes problemas que presenta una empresa, puede implementarse si se cuenta con un enfoque preventivo y apoyo de la dirección. Quiere decir esto que, ¿la gerencia y los demás miembros directivos se coloquen la camiseta del sistema? Un gran sí, es la respuesta. Contar con un liderazgo firme y visible una dirección comprometida en todos los niveles, genera una cultura de calidad, seguridad y medio ambiente, motivando a los trabajadores, cuyo compromiso también es fundamental para el sistema.

 

¿Soy el gerente de la empresa o un miembro de la dirección, que debo conocer para liderar un sistema de gestión?

 

1. Conocer o recordar porque su empresa implementa el sistema de gestión: La implementación de un sistema de gestión integral con calidad, seguridad y medio ambiente es una decisión estratégica y operacional para una empresa. El éxito radica en la madurez de la cultura. 

ISO 9001, el sistema de gestión de calidad genera confianza al demostrar la capacidad de la empresa para proporcionar productos o servicios que satisfagan los requisitos del cliente y reglamentarios aplicables.  

ISO 45001, el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo permite a la empresa proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables donde se previene las lesiones y enfermedades relacionados con el trabajo.

ISO 14001, el sistema de gestión ambiental permite a la empresa mejorar su desempeño al gestionar responsabilidades ambientales de una forma sistemática que contribuya al pilar ambiental de la sostenibilidad.

 

2. Comprender el Contexto: Lo que pasa afuera de la empresa puede favorecerla o afectarla de forma negativa. El contexto de cada empresa es diferente, por ejemplo para el caso de la COVID 19, afecta de forma negativa a la mayoría de empresas, pero para el caso de ZOOM y de las empresas de servicios digitales de la comunicación, incrementa sus ventas. De acuerdo a esto, al revisar este contexto se identifican los riesgos y oportunidades, para analizarlos y evaluarlos definiendo controles y planes de acción con responsables, procesos que intervengan y fechas concretas para realizar seguimiento.   

Lo cierto es que lo que rodea a la empresa son peligros, la gerencia y los miembros de la dirección deben construir un circulo de seguridad donde los trabajadores se sientan seguros.  En todo momento hay fuerzas incontroladas que actúan para obstaculizar el éxito. Además existe una preocupación mayor para el líder, y es que dentro de su propia empresa también existen fuerzas muy peligrosas que, a diferencia de las externas, sí debe controlar.

Simon Sinek, en su libro los “líderes comen al final”, plantea que la dirección necesita crear en su empresa una cultura basada en un conjunto de valores, principios y creencias compartidas que proteja a todos los miembros de los peligros internos, como humillaciones, intimidaciones, faltas de respeto y abusos. Cuando no existe un “círculo de seguridad”, los empleados dedican más tiempo, recursos y energía a defenderse de sus propios compañeros, en lugar de atender a los retos y amenazas externas.

 

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3. Gestión por procesos: Ya tengo claro el contexto, también reviso quienes son mis partes interesadas, sus requisitos, cómo el sistema de gestión responde a las mismas, defino el alcance del SGI, sus limites y me aseguro que se implemente en los procesos misionales. Paso importante conocer cuáles son los procesos de la empresa, determinar sus entradas, salidas, actividades, documentación, riesgos, indicador, recursos. 

El mapa de procesos y las caracterizaciones o los detalles del proceso, esto no debe ser un documento frio, guardado en el computador del coordinador, como dirección de la empresa o el gerente de la misma, debo participar en esta planeación de los procesos, aquí esta la clave de como se engranarán todas las piezas que permitirán aumentar la satisfacción del cliente. 

Con respecto a los recursos es usual que coloquen temas generales: computadores, oficina, pero no describen, no detallan. El liderazgo de un SGI requiere apoyar a los líderes de procesos en analizar, sí por ejemplo el proceso es el responsable de los diseños de los planos arquitectónicos, colocar en la descripción del proceso, un computador ¿es conveniente? Para que esta gestión por proceso sea una solución, se debe planear todos los recursos en detalle, lo que permitirá elaborar un presupuesto y al final quién lo aprueba, la dirección. Ahora sí tendré una gestión por procesos que permite que el SGI sea conveniente y adecuado a la empresa.

 

4. Planificación del SGI – objetivos – política: La dirección de la empresa está comprometida cuando tiene claro que quiere de su producto o servicio alineado con lo que los clientes necesitan, con esta información se establecen objetivos de calidad.  La mayoría de empresas al inicio, con pasión escriben una misión y una visión, la famosa planeación estratégica, cuando se revisa, colocan frases como “fabricar el producto con tecnología de punta” y con unos objetivos que deberían permitir cumplir esa misión y alcanzar esa visión. Pero la realidad es otra, no tienen ninguna tecnología de punta, son sueños, deseos pero se guían por las frases románticas para enamorar al cliente.  

En Calidad, todos los objetivos deben ser medibles, la dirección o gerente de una empresa debe establecer unos objetivos “SMART” que es el acrónimo es: Specific (específico), Mensurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante), Timely (temporal), de esta forma en la frecuencia definida conocerá si se cumplen con lo planeado o no.

Para generar un entorno seguro y saludable la clave de una dirección o de la gerencia comprometida esta en conocer cuáles son los peligros significativos de la empresa de acuerdo a las actividades que se desarrollan. Por ejemplo, si la empresa es un restaurante, en la preparación de los alimentos, el trabajo en la zona caliente donde están los hornos, estufas presentan un peligro alto de quemaduras, con consecuencias de lesiones que pueden ser graves (esta combinación es el riesgo). ¿A dónde debe girar el SGSST? Debe enfocarse en eliminar, reducir, controlar ese peligro. Con los requisitos legales asociados a estos peligros significativos, inicia la planeación de los objetivos SST, que también deben ser “SMART”.  

Ya con un entorno seguro y un compromiso de cumplir los requisitos del cliente, se establecen objetivos ambientales que nacen de identificar los aspectos ambientales, por ejemplo la dirección de ese restaurante que debe comprender. En esa cocina dos aspectos ambientales significativos será el consumo de gas y la generación de residuos. Se revisan los requisitos legales y se establecen acciones para eliminar, reducir, controlar esos aspectos ambientales.

Con la integración de todas las acciones de riegos, oportunidades que la dirección considero del contexto, se unen ahora con estos objetivos del SGI “SMART”, con esto puedes establecer tu política de gestión integral. ¿Si ya tengo una Política? Revisa si es un marco de referencia para todos estos objetivos, si existe coherencia. Los objetivos son el camino para que se cumpla esta política. ¿Qué más debo conocer de la política? Que este asociada a lo que hace la empresa, que refleje el compromiso de generar un entorno seguro, saludable, protección del medio ambiente, aumentar la satisfacción del cliente y la mejora continua. 

¿Mi política solo la publico grande? La dirección comprometida no solo publica estos por diferentes medios, la solución es ir a campo, salir de la oficina, dejar de estar como en los zoológicos encerrados en esa jaula, sal, camina, recorre la planta de producción, saluda a tu equipo de trabajo, escúchalos.

 

5. Compromiso de la dirección: No es un documento donde se lee “La dirección se compromete con….” Este compromiso de un verdadero liderazgo, se siente en la organización, en cada trabajador que esta motivado cada día porque tiene claro porque se hacen las cosas. La dirección asume su responsabilidad, informa cómo va el avance de los objetivos, ahora si conocer cuál es el desempeño de calidad, seguridad y medio ambiente de la empresa.  ¿Implemento el SGI para procesos administrativos? Son parte del Sistema de gestión, aportan al cumplimiento pero el impacto real de un sistema esta en la implementación en los procesos misionales, claro que los procesos de apoyo son importantes, por lo general, el sello de calidad, la disminución del riesgo de una lesión y daños al medio ambiente estará en los procesos de producción o prestación del servicio.

Realizar un seguimiento, monitoreo al desempeño, si se alcanzaron las metas, todo este análisis permite una mejor asignación de los recursos o presupuesto para el sistema de gestión. ¿Por qué se incrementaron los accidentes en producción? Porque se tomo la decisión de bajar el recurso asignado a mantenimiento preventivo, llevando los equipos al limite generando condiciones inseguras, recuerda que los resultados que esperas dependen de los recursos que asignes como dirección.

Apoyar al personal, conocer si se atienden las solicitudes de todas las partes interesadas, comunicar la importancia del sistema. Una dirección comprometida debe tener claro porque implementa un sistema de gestión lo que permitirá comunicar a sus trabajadores cuales son las ventajas de hacerlo. La respuesta del equipo de los colaboradores se observara en el avance en la curva de una cultura. Si solo usan los elementos de protección personal o se contiene un derrame porque lo solicita un supervisor, estas en la etapas que reflejan una cultura dependiente, cuando todo el equipo se autoregule y vigile a todas las partes interesadas ya estarás en una cultura con interdependencia. La dirección genera confianza cuando trata a su equipo de trabajo, a todos en la empresa como personas, cuando confía en ellos. Si no confías en ellos algo esta pasando en esta empresa.

 

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6. Identificación de requisitos legales y evaluación: Ya conoces que para establecer los objetivos “SMART” se deben conocer todos los requisitos legales asociados a los peligros, aspectos ambientales y del producto o servicio que desarrolla la empresa. ¿Quieres dormir tranquilo todas las noches? seguro que si, identificar los requisitos legales, evaluar el cumplimiento permitirá que la organización mejore y evite multas, sanciones, cierres. Por ejemplo el decreto 1072 de 2015 establece multas a una gran empresa por incumplimiento en el reporte de accidente o enfermedad laboral de 101 a 1000 SMMLV. ¿Consideras ahora qué es importante conocer el desempeño del SGSST?

 

7. Planificación y Control operacional: Los procesos desarrollan sus actividades, como dirección o la gerencia de una empresa esta atenta a que se cumplan las fases de Planear, hacer, verificar y actuar durante la operación o prestación del servicio alineadas con toda la planificación del SGI explicada en los puntos anteriores. ¿En qué debo concentrarme? En que se planeen e implementen los controles operacionales que planeamos, por ejemplo para reducir los derrames de los equipos en producción, revisar que se usen las bandejas de contención en su perímetro ¿Dónde están esos controles planeados? En las matrices de peligros, aspectos ambientales y en los objetivos “SMART”. Ahora es el momento de que se ejecuten esas actividades planeadas.

 

8. Evaluación, análisis y mejora:  Como gerente de una empresa o la dirección, evalúa, conoce el desempeño del SGI, no solo las utilidades, también en generarlas asociadas al medio ambiente, a la seguridad, por ejemplo en fabricar 10.000 toneladas de mi producto, ¿aumento el consumo de energía?¿disminuyo el consumo de agua? ¿Aumento la accidentalidad? ¿Disminuyeron las quejas de los clientes? Aquí conocerás si se alcanzaron las metas por la medición de los objetivos “SMART”. Auditorias internas, evaluación del cumplimiento legal, desarrollar la revisión por la dirección, todo esto permitirá tomar acciones y aquí cerraras el ciclo de mejora pero recuerda que es continuo, así que inicia otro ciclo. 

 

¿Cómo sé que estoy generando esa cultura enfocada en la mejora? Cuando todos son tratados como seres humanos y no como recursos de explotación, tu equipo levantaran los escudos, como lo hacían los espartanos, la fuerza no proviene únicamente de la agudeza de sus lanzas sino, de la voluntad de sus integrantes para ofrecer a sus compañeros la protección de sus escudos, de crear ‘círculos de seguridad’ tan poderoso que les permitirá afrontar juntos, los complejos y exigentes obstáculos y retos de cada jornada. 

 

 

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