12 julio 2021
Los 5 mitos sobre la debida diligencia

La debida diligencia es sin duda una actividad exigida por los sistemas de gestión de compliance, que en muchos casos se presenta como un hábito a perfeccionar o implementar adecuadamente. 

Vamos a hablar de ella desde una perspectiva de ISO 37001, para la gestión antisoborno; no voy a definir una herramienta universal, sería irresponsable hasta intentarlo, pero sí compartiré algunas experiencias que te puedan ayudar en el camino de construir tu herramienta de debida diligencia o de mejorarla. 

Antes de abarcar el tema de los mitos, construyamos un concepto de debida diligencia, la norma nos dice que es: “proceso para evaluar con mayor detalle la naturaleza y alcance del riesgo de soborno y para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones en relación con operaciones, proyectos, actividades, socios de negocios y personal específicos”. En las capacitaciones dictadas siempre lo resumo cómo: “la búsqueda de información (antecedente y actual), necesaria y suficiente, para la toma de una decisión informada”. 

 

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Mito 1: La debida diligencia es un requisito obligatorio para todos los socios de negocio

 

Esto no es verdad, si tienes un universo de proveedores en tu organización, por ejemplo fueran 3000 al año, hacer la debida diligencia a todos es ciertamente una tarea titánica, quizá interminable. Por ello, y en base a los principios de razonabilidad y proporcionalidad, podemos establecer aquellos proveedores o aquellos socios de negocio que importen un riesgo relevante y sobre los cuales sea más provechoso destinar esfuerzos. ¿Quieres saber más? La misma norma deja una pista cuando nos pide un control específico, toma de conciencia, sobre aquellos socios de negocio que actúan en su nombre (se refiere a nombre de la organización) o para su beneficio y que pueden suponer más que un riesgo bajo de soborno a la organización.

 

Mito 2: Se hace una vez y para siempre

 

Esto es tan riesgoso como negar el cambio. Lo único constante es el cambio y los datos que tuvimos al día uno, pueden ser otros muy distintos seis meses después. Bajo esta óptica toca definir tiempos para actualizar la debida diligencia practicada a nuestros socios de negocio; nada obliga a que debamos aplicar una temporalidad uniforme a todos, si nuestro sistema nos permite identificar diversos niveles de riesgo podemos establecer periodos de renovación de la debida diligencia proporcionales para cada caso. 

 

Mito 3: Es un esfuerzo de investigación costoso

 

Esto es relativo, dime que tan profunda es tu investigación y te diré que tan costosa es tu debida diligencia. Si crees que es caro hacerla, considera el precio de no hacerlo. Ten en cuenta que enfocando los esfuerzos en lo que realmente importa, podemos optimizar los recursos. Existen mecanismos que son tercerizados y tienen un valor de mercado relevante; pero también podemos emplear herramientas propias, recursos nuestros y minimizar el uso de servicios de tercerizado, limitándolo a aquellos casos donde se requiera un análisis más exhaustivo. Muchas organizaciones tienen dos o hasta tres capas de debida diligencia.

 

Mito 4: Se encuentra en los controles de admisibilidad existentes

 

La debida diligencia no debería limitarse a una mera lista de chequeo que determina luz roja o luz verde, es como ya dijimos, una herramienta que nos otorga información para tomar decisiones. En ese sentido, cuando el procedimiento o la ley nos dice que para ser postor debes presentar registro de proveedor autorizado y antecedentes judiciales, estos son requisitos de postulación; aun no hay debida diligencia en ellos. Se entiende en la búsqueda de información relevante para determinar el riesgo de soborno, que dicho socio de negocio nos pueda importar. Aquí es muy importante recabar información pertinente, analizarla para determinar el riesgo y poder comunicar (sintetizar) todo esto para la toma de una decisión informada. 

 

Mito 5: No importa que el proveedor responda la debida diligencia si tenemos compromiso de antisoborno firmado en el contrato

 

En principio el compromiso antisoborno se suscribe desde el inicio de la relación comercial con el socio de negocio como un control aplicado, entonces es post a la decisión de contratar no se equipará a la debida diligencia. Esta principalmente se comprende como una actividad ex ante a la decisión de contratar. Si has pensado hacer la debida diligencia (enviar cuestionarios, revisar bases de datos, buscar en listas negras etc.) con fecha posterior a la realización de los contratos con el proveedor o socio de negocio, tal esfuerzo será infructuoso, prácticamente falto de utilidad y gastaremos recursos de nuestro programa de compliance en una tarea tardía que no aporta valor. 

 

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