Los elementos de un sistema de controles internos, la determinación de los responsables de su aplicación y la información obtenida durante la ejecución del sistema tienen que ser documentados adecuadamente. La documentación permite aprender sobre el funcionamiento del sistema de controles internos y mejorarlo.

Diseño, aplicación y manutención del sistema de controles internos:

El personal directivo de la empresa es responsable de establecer y mantener medidas y controles institucionales efectivos para prevenir y detectar la corrupción. La administración puede delegar las tareas a departamentos dedicados, como el de gestión de riesgos, finanzas o contratación, particularmente con respecto a las medidas integradas al proceso. Para ello, la administración debe designar “propietarios del control interno”. Por ejemplo, mientras que el departamento de cumplimiento puede ser responsable de ejercer los controles manuales y de prevención sobre la adhesión a la política de capacitación de la empresa, el departamento de finanzas puede realizar exámenes y balances financieros e institucionales en las prácticas contables y de mantenimiento de registros de la empresa.

Evaluación del sistema de controles internos: 

El departamento de auditoría interna (y los auditores externos) pueden evaluar la confiabilidad de los controles internos de manera periódica. El departamento de auditoría interna es un departamento independiente dentro de la empresa cuyo principal objetivo es revisar la efectividad, la eficiencia y el equilibro de las medidas y los controles institucionales. La independencia del departamento de auditoría interna es fundamental para permitir la evaluación objetiva y razonable del sistema de controles internos. Los hallazgos del departamento deben ser comunicados al consejo de administración (o al comité de auditoría).

Supervisión del sistema de controles internos: 

La responsabilidad de garantizar la efectividad del sistema recae sobre el consejo de administración o el órgano de supervisión equivalente.